Una comunicazione efficace è l’essenza della collaborazione in team e della gestione dei progetti, in particolare quando si lavora da remoto.Per questo motivo, nel seguente articolo, lo staff di una nota agenzia di comunicazione a Catania ha fornito alcuni consigli su come realizzare un efficace piano di comunicazione del progetto:
Cos’è un piano di comunicazione del progetto?
Un piano di comunicazione del progetto è un modello per i processi di comunicazione durante il progetto. Il piano dovrebbe aiutare a fornire le informazioni giuste alla persona giusta al momento giusto in un formato che funzioni per loro.
Avere un piano significa:
- Mantenere coinvolti e informati i membri del team remoto.
- Documentare quali strumenti vengono utilizzati e quando.
- Chiarire le aspettative sui tempi di risposta, soprattutto attraverso i fusi orari.
- Definire ruoli e responsabilità, ad esempio, chi deve partecipare a riunioni settimanali per fare il punto.
- Mantenere il team aggiornato con le attività attuali e future.
- Rendere più facile garantire la partecipazione e il supporto delle parti interessate.
- Stabilire le aspettative con le parti interessate, il team di progetto e i fornitori esterni.
- Migliorare il processo decisionale.
- Descrivere i processi per affrontare i rischi e le problematiche.
- Raccogliere feedback.
Suggerimenti per la comunicazione per team remoti
I team remoti affrontano alcune sfide di comunicazione.
In genere dipendono più dalla comunicazione scritta rispetto ai team in ufficio. Quando sono separati dal linguaggio del corpo e da altri segnali non verbali, è facile fraintendere un’email o un messaggio di chat.
Senza le interazioni spontanee che caratterizzano un ufficio, i lavoratori distribuiti spesso si sentono scollegati dai colleghi.
Lavorare con diversi fusi orari è difficile da bilanciare. Se ciò non viene pianificato correttamente, alcuni membri del team potrebbero dover essere online in momenti difficili o perdere decisioni importanti nelle chat in tempo reale.
Esistono alcuni modi per combattere questi problemi.
Comunicazione sincrona e asincrona
In primo luogo, impostare i limiti attorno alla comunicazione sincrona e asincrona.
La comunicazione sincrona si riferisce alla comunicazione in tempo reale, come riunioni di persona o video. Questo tipo di comunicazione è molto comune in un ufficio ma più difficile da replicare in remoto. Utilizzare per riunioni video, pianificazione e sessioni di brainstorming. Tuttavia, è importante ricordare che le videochiamate sono più faticose delle riunioni dal vivo, quindi cerca di mantenere queste sessioni a un’ora o meno.
La comunicazione asincrona descrive la comunicazione non in tempo reale o la comunicazione che avviene in modo intermittente, come la posta elettronica.
Essa funziona bene per i team remoti in quanto:
- Elimina la necessità di rispondere immediatamente, assicurando che tutti possano essere coinvolti nella conversazione nel proprio tempo.
- Consente alle persone di considerare le loro risposte in modo più approfondito.
- Riduce le distrazioni.
- Crea una registrazione trasparente della comunicazione e delle decisioni all’interno del team.
Canali e tempistiche
Successivamente, dovrà impostare le aspettative sui canali e sui tempi. Non mancano strumenti di collaborazione per i team remoti. Pertanto, dovrai scegliere gli strumenti giusti per l’attività e assicurarti che tutti utilizzino le stesse piattaforme.
Se possibile, utilizza una soluzione completa, come Microsoft Teams, per videochiamate, chat, attività e archiviazione di documenti.
Come guida, usa:
- E-mail per annunci e decisioni importanti piuttosto che conversazioni avanti e indietro.
- Riunioni video per sessioni individuali, di squadra e aziendali.
- Chat istantanea per discussioni one-to-one e di gruppo.
- Uno strumento di gestione dei progetti per pianificare, gestire e tenere traccia di attività, rischi e risultati finali.
- Calendari del team durante la pianificazione di una riunione.
- Una posizione centrale per l’archiviazione dei documenti.
- Video preregistrati per sessioni di formazione, aggiornamenti aziendali, feedback rapido e così via.
- Sondaggi, sondaggi e moduli per raccogliere feedback.
Mirare alla chiarezza nelle comunicazioni scritte. In alcuni casi, ciò significa scrivere un’e-mail o un messaggio più lungo con più dettagli del solito.
Idealmente, il tuo toolkit avrà l’approvazione dell’IT. In caso contrario, chiedi al tuo team IT indicazioni su autorizzazioni, sicurezza, governance e così via.
È anche importante stabilire la frequenza con cui avverrà la comunicazione. Assicurati che il tuo team sappia:
- Quanto spesso hai bisogno di sentirli?
- Quali strumenti dovrebbero essere utilizzati e quando?
- Quanto devono essere reattivi nei confronti del team?